供应商管理制度及流程

一、目的

XX公司制定本《供应商管理制度》（以下简称为“本制度”），旨在规范公司采购业务的供应商管理流程，以建立统一的供应商管理体系，确保供应商管理的合理性、准确性、及时性以及授权审批的有效性。

二、适用范围

XX公司采购业务部门

三、供应商分类

按照采购策略，对供应商分类

编号	供应商类型	分类特征
1	战略供应商	与其有着长期、广泛合作或频繁交易的正式供应商，此类供应商为公司提供核心技术产品或可能是唯一的供应商，对公司的存在和发展极为重要且难以更换，或者更换的成本很高，其符合以下条件： （1） 与其签订年度框架协议，明确规定有关付款条款、法律条款、采购价格（或不固定价格）等内容； （2） 当每次采购申请提出后，如框架协议中有确定的采购价格时，则无需再进行询价、比价工作；反之，仍必须进行询价、比价工作； （3） 向此类供应商采购时，可以直接向供应商发出采购订单，无需再行签订采购合同。
2	优先供应商	针对某一类产品或服务，与其有着长期合作或频繁交易的正式供应商，此类供应商所提供的产品和服务在其他供应商处也可获得，但其在价格、质量、交付、提前期、反应时间等综合绩效中有优势，总体绩效较好，符合以下条件： （1） 与其签订价格备忘录，以确定年度采购价格； （2） 当每次采购申请提出后，若申请采购的产品或服务的价格已包含在价格备忘录中，则无需再对其进行询价、比价工作；反之，仍必须进行询价、比价工作； （3） 同时，根据采购合同有关规定确定需要签订采购合同时，需就该笔采购签订单独的采购合同。
3	普通供应商	与其有过合作或交易，但未签订任何框架协议或价格备忘录的正式供应商。需就每次采购申请进行采购询价、比价，然后根据有关规定签订单独的采购合同。
4	临时供应商	在现有合格供应商数据库中，不存在采购需求物料的供应商；但是采购紧急，没有时间开发新的供应商，执行常规的询价比价过程，而采用的供应商。
5	淘汰供应商	公司根据供应商定期评估结果，确定不再与其进行交易的供应商。同时，在采购系统中供应商选择时不允许选择。
6	黑名单供应商	公司根据供应商定期评估结果，发现有欺诈、舞弊或诚信不佳的行为，确定需要提请采购职能部门注意，不再与其进行交易的淘汰供应商。

四、供应商管理流程

1、供应商调查

（1）采购部实施采购前，应对潜在供应商进行调查工作，目的是了解供应商的各项管理能力，以确定其可否列为合格供应商名列。

（2）由采购部、工程部等相关部门人员组成供应商调查小组，对供应商实施调查评估，并填写《供应商调查表》。

（3）评价结果由各部门做出建议，供总经理核定是否准予成为本公司之合格供应商。

（4）未经过供应商调查认可的厂商，除总经理特准外，不可成为本公司的供应商。

（5）对供应商的调查评估包括价格评估、技术评估、品质评估等，所需考虑因素如下：

◆ 价格评估：对于供应商所提供的物料价格，采购部应评价原料价格、加工费用、估价方法和付款方式。

◆ 技术评估：对于供应商的生产技术，技术部应评价技术水准、技术资料管理、设备状况及工艺流程与作业标准。

◆ 品质评估：对于供应商的品质，采购部应评价品质管理组织与体系、品质规范与标准、检验方法与记录、纠正与预防措施等。

表 2 供应商调查表模板

供应商调查表
供应商编号				供应商名称
调查时间				调查次数
调查评估项目			得分	评分说明	调查评估者	备注
成本	材料价格
	加工费用
	付款方式
质量	技术水准
	资料管理
	设备状况
	跟踪服务
及时性	到货及时性
	到货齐货性
合计

2、供应商定期评估

（1）供应商定期评估小组成员至少应包括：采购部采购员及经理、需求部门经理、财务部经理、合同管理部经理或相应部门的经理授权人。采购部负责召集和领导供应商定期评估小组的工作。

（2）除已淘汰供应商外，供应商评估至少每年进行一次，具体的。除定期评估外，还可以在项目完成后进行项目评估。若供应商的交货期、品质、价格或服务产生重大变化时，应及时对供应商做出评估。

表 3 供应商定期评估表模板

供应商定期评估表
说明：
1：本评估表目的是对合作供应商的绩效的综合评估，以持续提高供应商
2：评估相关规定详见供应商管理制度，绩效评估相关责任部门必须本着客观公正进行评估。
3：本表中，除特别注明“非必填项目”外，所有项目必须完整填写。
4：对本评估表存在任何疑问和建议，可咨询采购部。
供应商基本信息
供应商名称：	填写供应商全称，必须与系统中供应商名称一致
供应商编号：	填写供应商完整编号，必须与系统中供应商名称一致
供应商所属物料种类：	填写供应商主要所属类别，与系统中保持一致，如建材类供应商
供应商目前等级：	目前在系统中所属的级别，如A类供应商
评估周期：	评估周期，如2009年1月1日至2009年12月31日
评估内容
评分类别/权重	评分项目	得分(0-5分）
价格 50%	· 价格下降率
	· 价格弹性	每天报价时
	· 价格透明度
评估其他说明： 非必填项目，如有需要单独说明事项，可另做文字说明。 评估部门： 价格评估一般供应商管理组 评估人： 评估人签名 评估日期：填写评估日期

付款条件 20%	· 付款账期 · 付款条款弹性
评估其他说明： 评估部门： 评估人： 评估日期：
交货 15%	· 供货及时度
	· 供货完整性
	· 送货弹性
	· 退货难易度
评估其他说明： 评估部门： 评估人： 评估日期：
品质及服务 15%	· 符合ISO等专业质量标准认证 · 产品质量稳定性 · 问题处理的及时性 · 紧急应对能力 · 增值服务 · 对祈福重视度
评估其他说明： 评估部门： 评估人： 评估日期：
诚信	· 是否存在不诚信记录
评估其他说明： 评估部门： 评估人： 评估日期：
评估结论
评估结论：
审批人： 数据维护人：

（3）供应商定期评估及分类方法：首先，评估人员需确定具体评估指标及其相应的权重（％），权重之和为100％；然后，评估人员给各个评估指标打出考核分数，分值为5分到0分的整数，参考标准详见表4；其次，该供应商的总得分=；最后，根据供应商评估结果对其进行分类：

得分在几分以上（含）的供应商评为优秀供应商，采购交易时应予优先考虑，建议其所属供应商类型为框架协议供应商或价格备忘录供应商；

考核总分在几分（含）–几分（不含）的供应商评为符合要求供应商，可以正常交易，建议其所属供应商类型为普通供应商；

考核总分在几分（含）–几分（不含）的供应商评为待整改供应商，建议对其进行订单减量、各项稽查及改善辅导措施。

考核总分在几分以下的供应商评为淘汰供应商，终止交易，供应商信息在“采购系统”中供应商选择时禁用。

评估过程中评为黑名单供应商，终止交易。供应商信息在“采购系统”中供应商选择时禁用，并提示所有部门在以后的交易中不选择该供应商。

3、供应商资料的维护和变更

（1）新增供应商

采购部筛选确定新增供应商后，应尽快在进入正式交易谈判之前获取供应商的如下相关资料：营业执照复印件、税务登记证复印件、法人组织机构代码证复印件（适用于法人供应商）或身份证复印件（适用于个人供应商）、最近财年的财务报表(适用于上市公司)、供应商诚信声明函、公司银行账号说明（适用于法人供应商）或个人签字的收款银行账户说明（适用于个人供应商）、相应的资质证书或质量认证证书等。

采购员将上述资料收集完整后，填写《承办商/供应商资料表》并提交采购部经理审核，以建立供应商档案。在与供应商的业务合作过程中，采购部就及时更新《承办商/供应商资料表》。

（2）供应商信息变更情况主要包括：供应商收款方名称、开户行及银行账号变更、供应商名称变更、供应商地址变更、供应商联系人或联络方式变更、根据供应商定期审核结果变更。

供应商信息变更必须由供应商提供的相应的资料包括但不限于：

♦ 供应商收款方名称、开户行、银行账号变更:加盖其公章的收款公司银行账号说明（适用于法人供应商）或个人签字的收款银行账户说明（适用于个人供应商）；

♦ 供应商名称变更：加盖其公章的供应商名称变更通知函、加盖其公章的营业执照复印件、税务登记证复印件、法人组织机构代码证复印件；

♦ 供应商地址变更：加盖其公章的供应商地址变更通知函；

♦ 供应商联系人或联络方式变更：加盖其公章的供应商联系人或联络方式变更通知函。

采购员收集上述资料后，需填写《供应商信息变更清单》，以确认供应商资料收集的完整性，然后一并提交采购部经理审核。供应商资料和信息的变更由采购部经理审批后，采购员更新《承办商/供应商资料表》和《合格供应商名录》并予以存档。

七、附则

本制度由公司采购部制定，经总经理核准签发，自2009年几月几日起实施执行，未尽事宜以采购部发文为准。本制度由采购部负责解释。

八、附件

附件2、供应商信息变更清单

供应商信息变更清单
供应商名称：
采购类型：
序号	变更类型	资料名称	是否已获得（Y/N）	是否变更（Y/N）	备注
1	供应商收款公司名称、开户行、银行账号变更	供应商收款公司银行账号开户证明(法人供应商) 个人签字的收款银行账户说明（适用于个人供应商）
2	供应商名称变更	加盖其公章的供应商名称变更通知函
3		加盖其公章的营业执照复印件
4		加盖其公章的税务登记证复印件
5		加盖其公章的法人组织机构代码证复印件
6		待准入考察供应商资料提供检查清单
7	供应商地址变更	加盖其公章的供应商地址变更通知函
8	供应商联系人或联络方式变更	加盖其公章的供应商联系人或联络方式变更通知函

附件3、合格供应商名录

合格供应商名录
序号	厂商编号	名称	联系方式	供应材料	最后复查时间	备注
审批人签字：				日期：