物业管理档案资料分类
| 类别 | 资料内容 | |||||
| 前期移交资料 | 工程建筑产权资料: A． 项目批准文件； B． 用地批准文件； C． 规划许可证； D． 施工许可证； E． 拆迁资料。 |
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| 基础管理 | 前期移交资料 | 工程建筑技术资料： A． 竣I图一一包括总平面、建筑、结构、设备、附属工程有隐蔽管线的全套图纸； B． 地质勘察报告； C． 工程合同及开、竣工报告； D． 工程预决算； E． 图纸会审记录； F． 工程设计变更通知及技术核定单位(包括质量事故处理记录) G． 隐蔽工程验收签证； H． 沉降观测记录； I． 竣工验收证明书； J． 规划综合验收证书； K． 钢材、水泥等主要材科的质量保证书； L． 新材料、构配件的鉴定合格证书； M． 水、电、通、卫生器具、电梯等设备的检验合格证书； N． 砂浆、混凝土试块试压报告； O． 供水、管道煤气的试压报告。 |
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| 接管验收资料 | A． 固定资产交接证明； B． 物业项目验收交接表； C． 物业项目验收记录； D． 物业项目验收单项(综合)报告； E． 移交清单。 |
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| 基础管理 | 专业化管理 | A． 公司简介； B． 公司组织机构； C． 公司营业执照； D． 公司税务登记； E． 公司法人代码书； F． 公司资质证书； G． 管理处组织机构及人员分布图； H． 管理处办公场所产权证明。 |
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| 管理合同资料 | A． 前期物业管理协议； B． 物业管理委托合同。 |
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| 基金管理资料 | A． 维修基金的建立、管理、使用相关管理规定； B． 维修基金使用申请审批表。 |
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| 公众制度资料 | A． 筹备成立期间的资料； B． 房屋使用手册； C． 管理（业主）公约。 |
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| 业主管理委员会资料 | A． 筹备成立期间的资料； B． 物业管理实施方案。 |
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| 管理目标及实施方案 | A． 争创物业管理“示范住宅小区”规划； B． 物业管理实施方案。 |
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| 培训、考核等管理规章制度 | A． 员工培训程序文件； B． 员工聘用和考核程序文件； C． 各岗位职责； D． 公司员工考核制度及评分细则； E． 管理处工作流程图； F． 员工培训资料(培训大纲、培训计划、培训记录表、培训效果评估表、培训签到表、考试试卷等)。 |
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| 员工资质档案 | A． 管理处员工资质情况统计表； B． 员工个人档案。 |
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| 计算机管理资料 | A． 物业管理系统软件及使用说明； B． 保安监控、消防报警等系统简介。 |
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| 客户资料及权属清册 | A． 客户登记表； B． 房屋及配套设施权属清册； C． 设备台帐。 |
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| 值班、保修、维修、回访资料 | A． 管理处值班制度； B． B．回访制度； C． 客户投诉处理程序； D． 管理处值班记录表： E． 客户投诉登记表； F． 报修、维修服务工作规定； G． 报修登记表； H． 维修登记表； I． 服务工作单； J． 回访记录表； K． 管理处常用电话联系表。 |
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| 客户意见征询 | A．客户意见调查和分析程序文件； B．客户意见调查方案； C．客户意见调查表； D．客户意见调查表发放、回收情况一览表； E．客户意见调查表发放、回收率统计表； F．客户意见调查统计表； G．客户意见调查分析报告； H．意见处理措施及回访记录。 |
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| 维修服务承诺 | A． 服务承诺； B． 质量目标月度统计表； C． 质量目标年度统计表。 |
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| 行政管理 | A． 文件目录； B． 文件控制单； C． 文件发放(借阅)登记表； D． 员工登记表； E． 用车申请单； F． 会议签到表； G． 上班签到表。 |
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| 装修管理规定 | A. 物业装修管理程序文件； B. 装修管理规定； C. 装修申请审批表； D. 监督检查记录表； E. 整改通知； F. 装修人员登记表。 |
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| 房屋维修养护管理 | A． 区域分布图； B． 楼层号、单元号、栋号、房号、导向标志； C． 建筑物的管理程序文件； D． 建筑物巡视维护规定； E． 建筑物维修养护服务质量标准； F． 楼宇管理规定； G． 建筑物完损等级评定标准； H． 建筑物巡视维护表； I． 建筑物年度养护计划； J． 监督检查记录表； K． 服务工作单； L． 零星工程验收评审表； M． 房屋完损登记评定表； N． 质量目标月度统计表。 |
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| 综合类 | A． 设备设施管理程序文件； B． 设备管理各岗位人员职责； C． 各系统操作规程、巡视维护规定； D． 档案管理相关规定； E． 监督检查记录表； F． 整改通知。 |
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| 供电系统应急处理 | A． 限电、停电管理规定； B． 临时用电管理规定； C． 临时用电申请表； D． 停电应急处理方案及流程图； E． 紧急事件处理记录表。 |
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| 保安监控系统 | A． 保安监控系统程序文件及作业指导书； B． 设备设施清单； C． 保安监控系统录像带使用规定； D． 质量目标月度统计表； E． 保安监控系统巡视维护表。 |
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| 治安保卫管理 | A． 物业的保安服务程序文件； B． 二十四小时值班制度及巡逻制度； C． 安保员巡逻制度； D． 安保员培训大纲； E． 警械、警具配备、使用、保管及检查规定； F． 警械、警具检查记录表； G． 保安值班安排表； H． 值班记录表； I． 来访人员登记表； J． 保安训练计划表； K． 保安巡逻记录表； L． 巡逻签到表； M． 巡逻记录表； N． 宿舍值日安排表； O． 监督检查记录表。 |
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| 保安消防车辆管理 | 消防系统 | 消防设备管理 | A． 消防中心管理制度； B． 设备设施清单； C． 消火栓封签； D． 灭火器合格证； E． 消防电话一览表； F． 消防通讯工具一览表； G． 值班安排表； H． 值班记录表； I． 消防报警系统管理程序文件及作业指导书； J． 消防报警系统巡视维护表； K． 质量目标月度统计表。 |
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| 保安消防车辆管理 | 消防系统 | 消防演习 | A． 义务消防队员名单； B． 消防标准用语； C． 消防演习方案； D． 消防演习记录； E． 消防演习报告。 |
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| 消防学习责任划分 | A． 组织消防法规学习计划； B． 消防学习报告； C． 防火区域管理规定； D． 区域防火责任人划分表； E． 消防宣传图片。 |
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| 消防安全与应急处理 | A． 火灾等事故应急处理方案及指挥流程图； B． 消防疏散示意图； C． 疏散通道畅通、应急照明设施、引路标志； D． 客户主要联系人名单； E． 食堂液化气体使用的安全防范措施； F． 重点安全防火部位登记表； G． 紧急事件处理记录表； H． 动火作业申请表； I． 无火灾事故证明。 |
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| 保安、消防、车辆管理 | 车辆管理 | A． 车辆管理程序文件； B． 车辆出入登记表； C． 保管区分规定； D． 停车场管理规定； E． 车辆出入登记表； F． 摩托车、自行车管理制度。 |
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| 应急处理 | A． 安全警告标志； B． 危及人身安全的防范措施； C． 突发事件应急处理方案及流程图； D． 紧急事件处理记录表； E． 无因物业公司管理责任发生重大刑事案件证明。 |
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| 环境卫生管理 | 清洁设备管理 | A． 垃圾中转站清洁制度； B． 设备设施清单。 |
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| 清洁卫生日常管理及消杀 | A． 清洁消杀管理程序文件及作业指导书； B． 消杀管理制度； C． 日常卫生保洁承包合同； D． 清洁卫生工作责任制； E． 责任分工表； F． 监督检查记录表； G． 整改通知。 |
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| 绿化管理 | A． 园林绿化管理程序文件及作业指导书； B． 绿化平面图及说明； C． 小区内部、天台、屋顶绿化管理措施； D． 责任分工表； E． 园林绿化维护表。 |
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| 精神文明建设管理 | A． 精神文明建设公约； B． 社区文化管理程序文件； C． 社区文化活动实施计划表； D． 社区文化活动场所使用申请表； E． 社区文化活动记录表； F． 社区文化活动年度计划及实施情况； G． 社区文化活动年度总结； H． 好人好事记录表； I． 客户感谢信； J． 公共娱乐场所未发生重大违纪违法案件。 |
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| 管理效益 | 经济效益 | A． 收支情况表； B． 年度财务明细表； C． 有偿服务价目表； D． 有偿服务记录表。 |
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| 社会效益 | A．本物业管理项目所获取的荣誉称号； B．舆论相关报导。 |
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